Hoe zeker bent u van uw aangifte?

Veel gemeenten, en provincies zijn de afgelopen week druk in de weer geweest met het doen van de laatste aangifte 2021 en het opstellen van de declaratie voor het BTW compensatiefonds. Toen het nog mijn werk was, stelde ik mij daar altijd de vraag bij: “hoe zeker ben ik van de juistheid van deze aangifte?” Voor mij gold dat ik niet altijd mijn hand in het vuur durfde te steken voor de kwaliteit. De organisatie waar ik voor werkte had zo’n 120 kredietbeheerders die zelfstandig verantwoordelijk waren voor de kwaliteit van de boekingen.
Het niet hebben van de zekerheid over de aangifte leidt tot een groot risico, waar ik mij pijnlijk van bewust was. Hoe dat zit met het risico, zal ik hieronder uitleggen.

Stellig en zonder voorbehoud

Bij het (digitaal) ondertekenen van een aangifte geeft de onderneming aan dat de aangifte ‘stellig en zonder voorbehoud’ is ingediend. Als door de Belastingdienst een controle op de juistheid van de aangifte wordt uitgevoerd, dan is het hulpmiddel bij de Grote Ondernemingen het trekken van een statistische steekproef. De steekproef van de Belastingdienst gaat uit van een verwachting van nul fouten. Immers, u heeft per slot van rekening verklaard dat de aangifte “stellig en zonder voorbehoud’ is ingediend. Vindt de Belastingdienst toch een fout, dan wordt de aangifte in zijn geheel afgekeurd. Voor een vrijwillige verbetering is dan geen ruimte meer. Die ene fout wordt omgeslagen naar de rest van de data en kan leiden tot een naheffing, boetes en rente. Extrapolatie van de gevonden fout over oude jaren is eerder regel dan uitzondering.
Voor een middelgrote gemeente kan dit flink in de papieren lopen.

Hoe kunt u meer zekerheid krijgen over de kwaliteit van uw aangifte?

De mensen die mij kennen weten dat ik een groot voorstander ben van het doen van onderzoek naar de kwaliteit van de financiële data van de eigen organisatie. Dat kan door Data-analyse en door het trekken van een steekproef. Op beiden zal ik in het kort nader ingaan.

Data-analyse

Door de financiële gegevens op een geordende manier te analyseren kan een organisatie inzicht krijgen over de kwaliteit van de data. Met verstand van Excel, het BBV (Besluit Begroten en Verantwoorden), de gemeentelijke wet- en regelgeving en fiscale kennis, kan op eenvoudige wijze inzicht worden gekregen over de juiste verwerking van de inkoop btw en de eventuele niet (geheel) in rekening gebrachte btw. Daar is geen dure of ingewikkelde software voor nodig.

ORINCO heeft dit de afgelopen jaren voor een groot aantal gemeenten uitgevoerd door bij de analyse de volgende stappen te bewandelen:

1. Aansluiting maken met de door de organisatie aangeleverde rondrekening van de btw;
2. Opstellen van een grondslagendocument voor de btw;
3. Berekenen van het percentage gemengde btw volgens de ORINCO-methode en
4. Het analyseren van de boekingsregels die afwijken van het grondslagendocument.

Deze data-analyse kan leiden tot aanpassing van de aangifte btw en de opgave BCF door middel van het indienen van een suppletieaangifte.

Steekproef

Als de organisatie zekerheid wil krijgen over de kwaliteit van de data, dan is het trekken van een steekproef een uitstekend middel. Doe dat dan wel op dezelfde wijze als de Belastingdienst. Bij een eventuele controle gebruik moet dan namelijk gebruik worden gemaakt van het werk dat de organisatie zelf al heeft verricht. De wijze waarop de Belastingdienst de controle uitvoert is beschreven in het ‘Handboek Controle Belastingdienst’.
Voor de controle wordt een tweetal steekproeven getrokken. Een steekproef om de juistheid te controleren (de verwerking van de inkoop btw) en de volledigheid (de controle of geen of te weinig btw in rekening is gebracht).
De controlemedewerker moet de uitvoering van de steekproef echter wel systematisch vastleggen. Hiermee wordt bedoeld:

• Uitgangspunten van de steekproef;
• Trekking
• Controle van de geselecteerde geldeenheden.

Wilt U meer zekerheid over de kwaliteit van uw aangifte?

Als u meer zekerheid wilt over uw aangifte en niet voor onaangename verrassingen wil staan, dan adviseer ik aandacht te schenken aan de hiervoor genoemde data-analyse en de steekproef. Als u zelf geen tijd of deskundigheid in huis heeft voor de data-analyse kunt u hiervoor terecht bij ORINCO of een ander bureau dat hierin gespecialiseerd is. Als u op zoek bent naar een app voor het trekken van een steekproef die CAB-conform is, dan verwijs ik naar www.zypper.app. Daar vindt u naast een demo ook voldoende informatie over de werking van deze app.

Volg ons op LinkedIn.